Les clés d’un bon entretien de management
Les bases d’un entretien de management réussi
Diriger son équipe est une chose, encore faut-il savoir lui fournir des retours constructifs. Les conseils suivants vous aideront à améliorer vos entretiens de management et, au passage, vos rapports avec vos collaboratrices et collaborateurs.
Attribution de missions, aide en cas de difficultés, contrôle du travail réalisé: toutes ces tâches essentielles font partie du quotidien des cadres. Mais il est tout aussi important de donner régulièrement un feedback à ses collaboratrices et collaborateurs. Cette évaluation de leur travail leur permet de s’améliorer constamment, ce qui est bénéfique non seulement pour l’équipe, mais aussi pour l’ensemble de l’entreprise.
Les bases d’un entretien de management réussi
En tant que cadre, comment organiser et mener ses entretiens pour que chaque partie en retire des solutions satisfaisantes? Comment les responsables du personnel parviennent-ils à conclure des accords qui satisfont tout le monde? Outre le contenu de l’entretien, la manière de communiquer des cadres et l’attitude fondamentale des personnes impliquées sont également décisives. Les entretiens de management constructifs instaurent une relation positive entre les différents interlocuteurs. Ils reposent sur les principes de l’acceptation mutuelle et de la motivation au changement.
Affirmations à la première personne plutôt qu’à la deuxième
On a souvent tendance à communiquer à la deuxième personne. Or, cela pose problème, car ce type de communication est généralement perçu comme un jugement. Avec des phrases telles que «Tu devrais avoir fini le texte d’ici ce soir!», on donne l’impression à son interlocuteur de mieux savoir que lui. En revanche, les messages à la première personne révèlent le ressenti et les émotions de celle ou celui qui lesexprime. En tant que cadre, cela vous permet de critiquer des comportements sans que votre déclaration soit perçue comme une attaque frontale, en disant par exemple: «J’aimerais bien que tu termines le texte d’ici ce soir».
L’écoute active et les questions efficaces
En laissant votre collaboratrice ou votre collaborateur s’exprimer, vous lui témoignez votre estime. Le fait de poser des questions ciblées montre que vous vous intéressez à son point de vue.
Facilitateurs et perturbateurs de communication
Les éléments facilitateurs de communication vous aident à parvenir à vos fins plus facilement à vos fins. Il s’agit là de techniques rhétoriques visant à impliquer davantage votre interlocuteur dans la conversation. Par exemple, si vous paraphrasez son discours, c’est-à-dire si vous le reformulez en vos propres termes, l’autre personne se sentira mieux comprise. Un autre outil efficace est l’incitation à la réflexion. En revanche, donner des leçons, insulter ou faire la morale à votre interlocuteur aura pour effet garanti de bloquer l’échange.
Un discours clair
Parlez lentement et distinctement. Formulez vos intentions clairement et sans ambiguïté. Évitez les déclarations trop vagues, car elles créent un sentiment d’insécurité et nuisent à la confiance mutuelle.
La méthode en cinq étapes:
Tout entretien, qu’il s’agisse d’un suivi de routine, d’une résolution de conflit ou d’une évaluation de qualité, doit s’articuler selon une certaine structure. Aidez-vous de la méthode suivante en cinq étapes:
- Exposez les faits
- Demandez-en les raisons et écoutez les explications
- Définissez des solutions ensemble
- Mettez en pratique les mesures convenues
- Remerciez la personne pour sa coopération active et fixez un entretien de suivi
Conditions nécessaires pour réussir un entretien de management
Ne vous contentez pas de prouver vos compétences professionnelles dans le cadre du travail quotidien, démarquez-vous aussi lors de vos entretiens de management. Montrez clairement que vous visez un objectif précis lors de l’entretien, mais aussi que vous êtes disposé-e à établir un dialogue constructif. Prenez conscience de l’importance de la communication non verbale. Elle ne passera pas inaperçue auprès de votre interlocuteur. Donnez plus de poids à vos paroles en adoptant une posture corporelle bien droite. Les contacts visuels, les sourires et les gestes ouverts auront également un effet positif sur la conversation. Essayez d’éviter les questions auxquelles on ne peut répondre par oui ou par non. Enfin, choisissez le style de leadership que vous aimeriez pratiquer durant l’entretien. Préférez-vous mettre l’accent sur l’autorité ou la coopération?
Erreurs à éviter lors d’un entretien de management
Essayez de ne pas prononcer les phrases «assassines» suivantes, surtout lors des entretiens de management qui risquent de tourner au conflit.
- Cela n’est pas possible chez nous
- Nous n’avons jamais fait cela chez nous
- Tout cela n’est que théorique
- C’est bien beau, mais je ne peux pas imaginer que…
- Que vont penser les autres de nous?
- Tout cela est de l’histoire ancienne
Les cinq règles de communication et de conversation suivantes illustrent de manière concrète les différences entre un bon et un mauvais entretien de management.
5 règles de communication et de conversation
Règle 1
N’employez pas les pronoms «on» ou «nous», commencez vos phrases par «je». Ne dites pas «Nous avons besoin de faire une pause» mais plutôt «Je suis fatigué-e et j’ai besoin de faire une pause».
Règle 2
Faites des déclarations personnelles et ne les énoncez pas sous forme de questions.
Évitez par exemple une question telle que «Pourquoi ne dites-vous rien?» et optez plutôt pour la tournure plus encourageante «J’aimerais bien savoir ce que vous en pensez».
Règle 3
N’interprétez pas les comportements des autres. Évitez par exemple une affirmation telle que «Vous parlez peu, car vous avez peur de vous tromper» et préférez une invitation plus convaincante telle que «Cela m’intéresserait d’avoir votre avis sur la question».
Règle 4
Prêtez attention aux signaux du langage corporel. Si une personne regarde constamment sa montre, on peut aborder le sujet en lui demandant par exemple: «Je vois que vous regardez votre montre. Est-ce que vous devez partir?»
Règle 5
Écoutez attentivement ce que dit la personne en face de vous puis réfléchissez.
Si elle vous dit «J’ai vraiment trop de travail, je n’en peux plus», vous pouvez reformuler ses propos et utiliser cette réponse comme point de départ pour votre réflexion: «Tu as trop de travail et tu n’en peux plus».
Êtes-vous prêt-e? Nous avons la certitude que les astuces et conseils réunis ici vous aideront à mieux organiser vos entretiens de management et à améliorer au passage vos relations avec vos collaboratrices et collaborateurs.
Venez découvrir nos offres dans le domaine du leadership telles que les cours Leadership avec certificat ASFC ou Management avec certificat ASFC.