So gelingt ein erfolgreiches Führungsgespräch

Mitarbeitende führen ist das eine, konstruktives Feedback geben das andere. Mit folgenden Tipps und Tricks verbessern Sie Ihre Führungsgespräche – und damit die Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden.

Von Marina Schulz | 25.06.2024

Aufträge erteilen, bei Problemen unterstützen, geleistete Arbeit kontrollieren – das alles sind essenzielle Aufgaben von Führungskräften. Ebenfalls wichtig sind regelmässige Feedbacks. Erhalten die Mitarbeitenden eine Rückmeldung zu ihrer Arbeitsweise, können sie sich stetig verbessern. Das hilft nicht nur dem Team, sondern bringt das Unternehmen als Ganzes weiter.

Grundlagen für ein Führungsgespräch

Wie gestalten und leiten Führungspersonen Mitarbeitergespräche so, dass für alle Beteiligten befriedigende Lösungen resultieren? Wie schaffen Personalverantwortliche in Verhandlungen Win-win-Situationen? Entscheidend ist nicht nur der Gesprächsinhalt, sondern wie Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren und welche Grundeinstellung die beteiligten Personen haben. Konstruktive Führungsgespräche stellen eine ehrliche Beziehung zwischen den Gesprächspartner*innen her. Als Grundhaltung sollte die gegenseitige Akzeptanz vorhanden und die Motivation zur Veränderung gegeben sein.

Ich- versus Du-Botschaften

Menschen kommunizieren oftmals in Du-Botschaften. Das Problem dabei: Diese Art von Kommunikation wirkt häufig verurteilend. Mit Aussagen wie «Du solltest den Text bis heute Abend fertiggestellt haben!» gibt man dem Gegenüber zu verstehen, man wisse es besser. Ich-Botschaften hingegen legen die eigenen Empfindungen und Emotionen offen. Als Führungskraft können Sie dadurch Verhaltensweisen kritisieren, ohne jemanden direkt anzugreifen. Zum Beispiel: «Ich hätte mir gewünscht, dass du den Text bis heute Abend fertiggestellt hättest.»

Aktives Zuhören und wirksames Fragen

Indem Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter ausreden lassen, zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Gezieltes Nachfragen symbolisiert, dass Sie sich für die Standpunkte Ihres Gegenübers interessieren.

Gesprächsförderer und Gesprächsblockaden

Sogenannte Gesprächsförderer unterstützen Sie dabei, effektiver an Ihr Gesprächsziel zu kommen. Es handelt sich dabei um rhetorische Techniken, um die Zuhörenden stärker in das Gespräch einzubinden. Wenn Sie zum Beispiel paraphrasieren, also ausgesprochene Sätze des Gegenübers mit eigenen Worten wiederholen, fühlt sich die andere Person besser verstanden. Ein weiteres effektives Mittel ist, Denkanstösse zu geben. Zu den Gesprächsblockaden hingegen gehören belehren, beschimpfen oder moralisieren.

Verständliches Sprechen

Sprechen Sie langsam und deutlich – und formulieren Sie klar und unmissverständlich, worum es Ihnen geht. Verzichten Sie auf vage Aussagen. Diese schaffen Unsicherheit und wirken sich negativ auf das Vertrauen aus.

Die Fünf-Schritte-Methode

Jedes Gespräch, egal ob Führungsgespräch, Konfliktgespräch oder Qualitätsbeurteilung, braucht eine Struktur. Nutzen Sie die Fünf-Schritte-Methode:

• Zeigen Sie die Sachlage auf
• Fragen Sie nach den Gründen und hören Sie bei den Erklärungen zu
• Erarbeiten Sie Lösungen gemeinsam
• Setzen Sie die getroffenen Massnahmen um
• Danken Sie für die aktive Zusammenarbeit und vereinbaren Sie einen Folgetermin

Voraussetzungen für ein erfolgreiches Führungsgespräch

Beweisen Sie Ihre fachliche Kompetenz nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch im Führungsgespräch. Machen Sie klar, dass Sie mit dem Gespräch ein klares Ziel verfolgen, aber zeigen Sie ebenfalls auf, dass Sie bereit sind für einen konstruktiven Dialog. Seien Sie sich bewusst: Auch die nonverbale Kommunikation nimmt Ihr Gegenüber wahr. Verstärken Sie Ihre Botschaft mit einer aufrechten Körperhaltung. Zudem wirken sich Augenkontakt, Lächeln und offene Gesten positiv auf das Gespräch aus. Verzichten Sie auf Fragen, die man nur mit Ja oder Nein beantworten kann. Und zu guter Letzt: Entscheiden Sie sich für den Führungsstil, den Sie im Gespräch vermitteln möchten: autoritär oder kooperativ?

Keine Angst vor Konfliktgesprächen

Ein gut strukturiertes Konfliktgespräch führt in den meisten Fällen zu Lösungen, anstatt dass die Situation eskaliert. Sind die Fronten allerdings verhärtet, holen Sie sich am besten Hilfe beim HR, einer anderen neutralen Führungsperson, einem Coach oder einer Mediatorin.

Don’ts in Führungsgesprächen

Achten Sie besonders bei konfliktgeprägten Führungsgesprächen darauf, dass sie folgende «Killerphrasen» vermeiden

• Das geht bei uns nicht
• Das haben wir früher auch nicht gemacht
• Alles nur Theorie
• Klingt ja gut, aber ich kann mir nicht vorstellen, dass …
• Was werden die anderen von uns denken
• Ist alles Schnee von gestern

Folgende fünf Kommunikations- und Gesprächsregeln machen nochmals deutlich, was ein gutes Führungsgespräch von einem schlechten unterscheidet.

5 Kommunikations- und Gesprächsregeln

Regel 1:

Sprechen Sie nicht mit «man» oder «wir», sondern sprechen Sie per «ich». Sagen Sie nicht: «Wir brauchen eine Pause.» Sagen Sie besser: «Ich bin müde und möchte eine Pause.»

Regel 2:

Machen Sie persönliche Aussagen und formulieren Sie diese nicht als Fragen.

Negativ ist: «Warum sagen Sie nichts?» Positiv ist: «Ich möchte wissen, was Sie dazu meinen.»

Regel 3:

Interpretieren Sie das Verhalten nicht. Negativ ist: «Sie reden so wenig, weil Sie Angst vor Misserfolgen haben.» Positiv ist: «Mich würde Ihre Stellungnahme interessieren.»

Regel 4:

Beachten Sie die Signale der Körpersprache. Wenn jemand dauernd auf die Uhr schaut, kann ich die Person ansprechen und sagen: «Ich sehe, dass Sie auf die Uhr schauen. Müssen Sie weggehen?»

Regel 5:

Hören Sie zu, was der andere sagt, und reflektieren Sie.

Das Gegenüber sagt: «Ich habe einfach zu viel Arbeit und kann nicht mehr.» Ihre Antwort als Reflexion: «Du hast zu viel Arbeit und kannst nicht mehr.»

Sind Sie bereit? Wir sind überzeugt, dass Sie mit diesen Tipps und Tricks Ihre Führungsgespräche optimal gestalten und damit die Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden verbessern können.